電子帳簿保存法のファイル名の付け方と索引簿の作り方
2024年1月から、メールやWeb発行の請求書・領収書など「電子取引」でやり取りしたデータは、紙に印刷せず電子データのまま保存することが原則すべての事業者に義務づけられています。あわせて、そのデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの条件で検索できる状態にしておく必要があります(検索要件)。この記事では、国税庁が示す代表的な2つの対応方法と、無料ツール「電帳ネーム」を使った具体的な進め方を解説します。
方法1: 規則的なファイル名を付ける
もっとも手軽な方法が、ファイル名そのものに取引年月日・取引金額・取引先を含めてしまうことです。たとえば2026年7月6日に株式会社サンプルから11万円の請求書を受け取った場合、ファイル名を次のようにします。
20260706_株式会社サンプル_110000.pdf
この形式であれば、フォルダ内をファイル名順に並べ替えるだけで日付順に並び、OSの検索機能で取引先名や金額を検索することもできます。表計算ソフトや専用ソフトを使わずに検索要件を満たせるのが利点です。ただし、受け取ったファイルの数だけ手作業でリネームする必要があり、毎月何十件も処理する場合は地味に手間がかかります。電帳ネームでは、日付・金額・取引先・書類の種類を入力するだけでこの形式のファイル名を1秒で作成し、コピーしてそのままリネームに使えます。
方法2: 索引簿(一覧表)を作る
もう1つの方法が、保存したファイルとは別に「連番・日付・金額・取引先・ファイル名」などを記録した一覧表(索引簿)を作成し、その表と保存フォルダを紐づけて管理する方法です。ファイル名自体は変更せず、索引簿側で検索できるようにする発想です。国税庁の一問一答でもExcel等で作成する索引簿のサンプルが示されています。電帳ネームでは、ファイル名を生成すると同時に索引簿へワンクリックで追記でき、CSV形式でいつでも出力できます。表計算ソフトへの貼り付けや税理士への提出用データとしてもそのまま使えます。
電帳ネームの使い方
- ツール画面で取引年月日・取引金額・取引先名・書類の種類を入力すると、ファイル名がその場で表示されます。
- 「コピー」でファイル名をコピーし、保存済みのPDFファイルの名前を貼り付けて変更します。
- 「生成して索引簿に追加」を押すと、同じ内容が索引簿にも自動で追記されます。
- 索引簿は「CSV出力」でいつでも書き出せます。ファイル数が多い方は、Pro機能の一括モードでまとめてリネームできます。
よくある質問
Q. ファイル名の順番はどうすればいいですか?
A. 国税庁の例示に合わせ「取引年月日_取引先名_取引金額」の順が分かりやすく、本ツールの初期設定もこの順です。並び順はPro機能の設定画面で変更もできます。
Q. ファイル名方式と索引簿方式、どちらが必要ですか?
A. いずれか一方で検索要件を満たせます。件数が少なければファイル名方式、取引先や書類の種類が多く一覧管理したい場合は索引簿方式が扱いやすい傾向があります。電帳ネームは両方を同時に作成できます。
Q. このツールに入力したデータはどこに保存されますか?
A. お使いのブラウザのlocalStorageにのみ保存され、サーバーへは送信されません。ブラウザのデータを消去すると内容も消えるため、CSV出力やバックアップ機能で適宜保存してください。
Q. 会員登録は必要ですか?
A. 不要です。アクセスしてすぐに利用できます。Pro機能のみBOOTHでの購入とアンロックコードの入力が必要です。
Q. スマートフォンでも使えますか?
A. 使えます。受け取ったその場でファイル名を生成し、ファイルアプリでリネームする使い方ができます(一括モードはPCブラウザ推奨です)。
本記事および本ツールは税務助言ではありません。制度の詳細・最新情報は国税庁サイトまたは税理士にご確認ください。